Onboarding: Allt du behöver veta
Onboarding är processen ni ger era nyanställda för att välkomna dem, få dem att känna sig hemma i er organisation, och ge dem den kunskap de behöver för att komma in i ert företag och sin nya roll.
På denna sida hittar du beprövade tips och idéer som ni kan applicera i ert företag för bättre onboarding och introduktion till era nyanställda. Vi ger dig även gratis mallar och guider som du kan ladda ner för inspiration.
Ge anställda en fantastisk start med onboarding
Onboarding av nyanställda, själva introduktionen och välkomnandet, har stor betydelse för hur ni som företag attraherar nya talanger, behåller de ni har och hur snabbt era nya tillskott faktiskt blir effektiva och presterar fullt ut.
Om onboarding av personal inte är bra, tar det längre tid för era medarbetare att komma till rätta och trivas, om de ens stannar en längre tid. Detta gäller speciellt de mer ambitiösa och talangfulla medarbetarna som kanske ofta har fler jobberbjudande som väntar, där ert företag bara var ett i mängden.
En strukturerad onboarding ger snabbt era nyanställda en känsla av tillhörighet på arbetsplatsen vilket i sin tur ger större åtagande. Onboardingen ska också ge era nya talanger tid att mogna in i sin roll för att låta dem prestera sitt bästa.
På denna sida får du mer kunskap om hur ni kan skapa, förbättra och uppgradera er onboarding i er organisation.
Varför ska ert företag lägga tid på onboarding?
Fler och fler företag prioriterar onboarding för sina anställda. Och med all rätt! Låt oss gå igenom några av de främsta anledningarna till varför det är viktigt.
Fördelar med att ge nyanställda en bra onboarding
- Ett bra välkomnande i samband med ett strukturerat onboardingprogram ökar bibehållandet av era anställda
- Det minskar även tiden det tar för nyanställda att prestera fullt ut (time-to-performance) i mer än 60% av fallen
- Spara pengar! Medarbetare är en stor omkostnad i företag, speciellt ifall de inte stannar särskilt länge. 25% av alla anställda säger upp sig inom det första året på en ny arbetsplats och det kostar företag runt 75.000 USD om en anställd slutar inom de första 4-6 månaderna
- Engagerade medarbetare ger bättre resultat. Och en effektiv onboarding ökar medarbetares engagemang med mer än 20%
- Värdet av onboarding är också monetärt: Se hur du beräknar värdet av onboarding
Det tekniska, digitala och praktiska med onboarding
Se till att ni har allt på plats för onboardingprocessen så att ni behåller era nyanställda och får alla att trivas från början. Glöm inte bort tekniken!
Den bästa onboardingen sker de första 90 dagarna från det att en nyanställd börjar på ert företag. Men hur går ni egentligen tillväga? Läs vidare och få konkreta tips för att skapa en strukturerad och engagerande onboarding.
4 Viktiga punkter: Hur skapar ni en framgångsrik onboarding?
- Onboardingen börjar så snart era nya medarbetare startar sin första arbetsdag (preboarding ska redan ha skett!) och fortsätter bortom de första veckorna tills veckorna över går till månader
- Kom ihåg att även om onboardingen tar tid så skapar det engagemang och en stadig grund
- Alla bör ta del i välkomnandet av de nyanställda
- Se till att effektivisera med hjälp av digitala verktyg
Vem är ansvarig för onboarding-processen?
Om ni inte har en HR-avdelning där du jobbar, se då till att onboardingen sköts av en person van vid att utbilda och ha hand om nya medarbetare. Alternativt någon som har god insikt i företagets processer och jobbat med anställda från olika delar av företaget.
Så nej, det bör inte bara vara en chef eller manager som är ansvarig för onboardingprocessen. Varöfr ska inte chefen varaa ansvarig för onboarding kanske du undrar?
En chef har ofta inte HR-mindset eller samma förståelse för de svårigheter en nyanställd medarbetare kan finna sig i och det blir lätt att det kommer att handla om snabba resultat eller att prestation. Vilket kan skapa stress och påverka de långsiktiga resultaten negativt.
För en del anställda kan det dessutom vara lättare att prata om saker med någon man inte jobbar direkt med.
Det är därför en bra idé att låta en HR-ansvarig, eller den utsedde personen, ha en kort avstämning med de nyanställda de första veckorna. Det behöver inte vara något långvarigt, 15 min kan räcka för att skapa en viss trygghet.
Detta gör det också enklare att avgöra ifall anställningen var en bra match eller inte. Även om vi hoppas på att alla vi anställer ska stanna åtminstone 3 år med oss, händer det ibland att det är en dålig match.
Om HR gör vecko-check-ins i början blir signalerna lättare att snappa upp. Kanske är det något som kan åtgärdas och missförstånd redas ut.
I andra fall kanske något upptäcks som visar på att ett långvarigt samarbete inte kommer fungera men att båda parter kan gå vidare på varsitt håll i rätt tid innan provanställningen är över.
Måsten för en lyckad onboarding: Onboarding pyramiden
Ni kan använda vår onboarding guide för att hjälpa er att skapa den strukturerade onboardingen era anställda behöver. Den består av tre steg: Administration → Assimilering→ Acceleration (Lever, 2019). Alla tre stegen är viktiga om ni vill ha en lyckad onboarding.
En del av processen är som nämnt tidigare i texten den så kallade preboardingen. Preboardingen bör starta redan när den anställda skrivit på kontraktet. Du kan läsa mer om hur nyanställda kan preboardas i denna guiden.
1. Administrering
I onboaringpyramiden är administrationen det mest grundläggande steget. Här skapas ordning på alla formella saker som ger en bra utgångspunkt för den fortsatta onboardingen. Allt som måste undertecknas finns i administrationssteget.
Det innebär anställningsavtal, NDA:er osv. Dessutom måste ni se till att allt är klart för den nyanställda i praktiken. Är skrivbordet och datorn redo att användas, är SWAG-paketet utskickat eller uniformen beställd i rätt storlek? Har den nyanställda tillgång till er lärplattform?
2. Assimilering
I assimilationssteget måste de nyanställda inkluderas i det sociala livet på arbetsplatsen och lära sig mer om företagskulturen. Dessutom är det viktigt att de nyanställda utbildas i era interna riktlinjer (compliance), att de kommer in i arbetsuppgifterna och sist men inte minst att de är medvetna om vilka förväntningar som finns på dem och deras arbetsinsatser.
En studie från Gallup (2015) visar att endast 15 % av alla anställda instämmer helt i att de vet vad som förväntas av dem på jobbet. Om de inte är medvetna om vad som förväntas av dem, hur kan de då leva upp till målen och skapa resultat i ditt företag?
3. Accelerering
Accelerering handlar om att få de anställda att accelerera i sina roller så att de kan skapa framgång och resultat för ert företag. De måste kunna uttrycka sitt autentiska jag utan oro och få möjlighet att utvecklas på arbetsplatsen.
När medarbetarna är trygga och kan uttrycka sitt personliga, autentiska jag kan de accelerera i sina roller och skapa resultat för ditt företag. När de är trygga och kan vara de bästa versionenerna av sig själva på jobbet kommer de automatiskt att kunna lägga fullt fokus på arbetsuppgifterna utan att behöva oroa sig för om de passar in.
I det här steget förstår de också vad som förväntas av dem och vad som krävs för att de ska nå målen. Därför är det bra att vara öppen och ge dem utbildning, så att de kan utveckla och hantera arbetsuppgifterna bättre och skapa ännu bättre resultat för ditt företag.
Så skapar ni bra remote onboarding för distansarbetare
Onboarding av distansarbetare/remote personal
Det blir allt vanligare att anställa distansarbetare, och det finns faktiskt en hel del fördelar med att låta anställda arbeta på distans. Men hur skapar ni en bra onboarding för era remote-anställda/ medarbetare på distans?
Lösningen ligger förstås i digital onboarding, som vi skriver mer om i nästa del på den här sidan. Återigen måste ni komma ihåg onboardingpyramiden: administration, assimilering och acceleration.
- Om vi först tittar på administrationen, på vilket sätt ska ni uppfylla viktiga dokumentunderteckningar av NDA:er och kontrakt osv. Det finns verktyg som kan hjälpa dig med digitala signaturer för att underlätta processen. (Nej, ni behöver inte använda fax.)
- Nästa steg är att se till att den anställda har rätt förutsättningar att arbeta hemma eller eventuellt på ett co-workingställe. Har de rätt stol? Bra wifi-uppkoppling? Är skärmen i rätt höjd? Listan kan göras lång. Det viktiga är att se till att era anställda har rätt förutsättningar och håller sig friska.
- Tredje steg är assimileringsfasen; hur ser ni till att de deltar i det sociala livet på arbetsplatsen och lär sig om företagskulturen?
Det här är lurigt. Människor behöver vara fysiskt sociala. Men ni kan ändå göra en hel del. Se till att boka in lunchmöten online, ordna ett digitalt socialt kompisprogram, till exempel en promenad och ett samtal över telefon (frisk luft är också viktigt).
Det här handlar om att skapa en känsla av social tillhörighet, och ju mer engagerade alla är i den digitala introduktionen desto bättre. - Därefter handlar det här skedet naturligtvis också om att få förväntningarna harmoniserade, se till att målen är tydliga och vad er nya distansanställda kan göra för att nå resultat.
Era nya distansanställda måste komma väl in i sina arbetsuppgifter. Visste du att onboarding kan bidra till att minska time-to-performance i mer än 60 % av fallen?
Ni behöver en plattform där era medarbetare enkelt kan få tillgång till material för deras arbete, företagsinformation med mera. Det är viktigt att alltid kunna titta tillbaka när det behövs. Här kan en digital lärplattform stötta mycket. Vilket leder oss till remote onboarding i accelerationsfasen. - I det sista steget i onboardingpyramiden vill ni att era anställda ska accelerera i sina roller. Ni vill få dem mer engagerade så att de har möjlighet att utvecklas och växa då det ökar både välbefinannde och produktivitet.
Med hjälp av digitala utbildningsverktyg kan ni hjälpa distansarbetarna att utvecklas i den riktning som passar dem och som förhoppningsvis också matchar företags behov.
Ni vill göra det tillgängligt, underhållande och relevant för era anställda, och därför rekommenderar vi en användarvänlig lärplattform för utbildning som stödjer interaktivitet och gamifierat innehåll.
För praktiska tips för en lyckad distans-onboarding klicka här.
Hur är det med anställda som inte är vana vid att arbeta på distans?
Särskilt efter att Covid-19 kom in i våra liv tvingades många människor att arbeta hemifrån. På Learningbank har vi tur som har inlärningsexperter som arbetar med oss och ger oss bra råd och tips för även distansarbete.
En av våra kära kollegor är Malene, delar med sig av några tips om att arbeta på distans i den här videon:
Vi använder den här videon även internt, och när nya personer tillkommer i vår växande Learningbank ser vi till att de snabbt får möjlighet att kunna arbeta hemifrån om de vill eller skulle behövas.
Onboarding av frilansare
I takt med att gig-ekonomin ökar måste företag också se över hur de anställer frilansare (eller tillfälliga projektanställda) för att se till att de förstår uppdraget, er vision och era värderingar. Det lönar sig att koppla frilansare till er kultur och ge dem en känsla av tillhörighet.
Frilansare kan i högre grad behöva onboarding än fast anställda, eftersom de ofta inte har möjlighet att komma in till chefen med frågor. Om en frilansare inte har ordentlig kunskap om projektet eller ett bra grepp om era värderingar och behov i företaget finns det en större risk att hen gör misstag.
Om någon från den växande gruppen frilansare som arbetar för er återkommande, bör de också genomgå er onboarding och era utbildningsprogram liksom de övriga anställda.
På så sätt kommer de att kunna hantera arbetsuppgifter åt er bättre. Och det gäller även allt från företagskultur till dataskydd, där särskilt det sistnämnda kan få ekonomiska konsekvenser för dig om lagstiftningen inte följs eller någon tar sig in i ert datasystem.
Tre specifika steg för att onboarda frilansare:
- Intro: skapa en visuell koppling till teamet. Istället för telefonsamtal och e-postkorrespondens skapar det en bättre kontakt om frilansaren kan se de personer som hen kommer att arbeta med.
- Ge tillgång till den digitala preboardingen & onboardingen.
Låt frilansare ta del av den digitala onboardingen när det passar deras schema så de enkelt kan gå tillbaka under projektets gång om de skulle behöva information om ditt företag allt efter som. - Se till att tekniken är på plats.
Alla tekniska saker måste vara helt i ordning innan frilansaren börjar arbeta för er. Det är frustrerande, både för dig och för frilansaren, om projektet har påbörjats men det snabbt drunknar i administrativa förseningar. Se till att även ge tillgång till alla era kommunikationskanaler, program och fildelningssystem innan projektet startar.
I det här blogginlägget om onboarding för frilansare går vi mer på djupet med de tre stegen och du får också veta vilka konsekvenser det kan få om ni inte har onboarding för frilansare.
Ta hänsyn till hela medarbetarresan i er onboarding
Medarbetarens resa, eller the employee lifecycle, är den resa som en anställd går igenom i företaget från pre- och onboarding till dess att hen slutar, med andra ord, offboarding.
Vi har skapat en guide om medarbetarupplevelsen och medarbetarresan som tar dig igenom den steg för steg. Poängen här är att er onboarding också ska förbereda de anställda för de andra stegen i medarbetarresan. Vad gör ni till exempel när en person byter jobb internt? Den personen måste få en ny introduktion, det som också kallas "reboarding".
McDonald's är ett bra exempel som inkluderar medarbetarresan i onboarding. Med Learningbank har McDonald's skapat ett helt nytt utbildningsuniversum som börjar redan när de nya medarbetarna anställs.
Du kan lära dig mycket av de åtgärder som McDonald's vidtog för att skapa sin prisbelönta medarbetarupplevelse, som fortsätter att utveckla människor med lärande och utbildning efter att medarbetaren har blivit onboardad.
Tips för att förbättra onboardingprocessen för anställda
Tillsammans med Christopher Pappas från eLearning Industry delar vi med oss av 5 kreativa sätt att utvidga onboardingen till att ta hänsyn till varje steg av medarbetarupplevelsen.
Här är några av de tips vi delar med oss av:
- Håll event varje månad.
Du har säkert hört talas om Facebooks, Googles, Apples eller Microsofts interna keynotes med deras vd, där de anställda kan fråga vd:n allt. Dagens generation av anställda i er personalstyrka vill bli mer hörda och att ge dem möjlighet att höja sin röst, och att du lyssnar på dem, skapar en stark känsla av tillhörighet.
-
Skapa individuella karriärresor
Alla har drömmar och ambitioner att bli bättre, gå framåt i livet och söka karriärmöjligheter för att uppfylla sina personliga mål. Detta är en mycket viktig del av onboardingen.
Ni måste se till att er introduktion också omfattar möjligheterna att utforma sin egen kompetenshöjning och, om det behövs, möjligheter att byta till ett nytt expertområde. Inkludera till exempel online-kursutbildningar, erbjudanden om mentorskap eller annan vägledning som er personalavdelning kan tillhandahålla.
Vikten av digital onboarding
Vid digital onboarding drar ni nytta av tillgången av digitala verktyg och teknik för att göra onboardingprocessen så kostnadseffektiv och effektiv som möjligt.
Onboarding är en viktig del av en anställning och en möjlighet att omedelbart och effektivt introducera den anställda till organisationens kultur och förbereda hen för framtida framgång.
Vi har redan täckt många bra perspektiv på hur digital onboarding för distansarbetare kan genomföras, men nedan kan du läsa lite mer om varför det är viktigt och vilka verktyg ni kan använda.
Genom digital onboarding kan ni öka effektiviteten av er onboarding, minska tid som ni lägger ner på att administrera onboardingen och göra era talanger mer benägna att stanna hos dig under lång tid framöver.
Digital onboarding ger skalbarhet
Genom att digitalisera er onboarding får ni flera fördelar. Bland annat när det gäller skalbarhet. Ni kan med ett fåtal klick nå tusentals medarbetare världen över.
Skicka ut och säkerhetsställ enhetlig information till alla och spara tid för genomförandet av er onboarding. Ni kan också använda er av allt från video till gamification för att välkomna era nya tillskott världen över.
Vivino, världens största digitala marknadsplats för vin, är ett av de företag som använder sig av digital preboarding & onboarding för sina anställda. Tack vare deras digitala onboarding kunde lätt skala upp och stötta hela företaget i deras snabba expansionsfas då de behövde anställda och onboarda många nya medarbetare på kort tid. Se deras case här.
Digital onboarding till arbeten som kräver att man är på plats fysiskt
Många hävdar att den bästa kombinationen till introduktion är en blandning av på-plats och digital onboarding. Idag jobbar många helt på distans, där en blandning inte är ett alternativ medan många andra jobbar i någon form av hybrid och andra yrken kräver full fysisk närvaro.
Även i de branscher där man behöver vara fysiskt på plats för att utföra sitt arbete är digital onboarding ett välkomnat element som kan ge de anställda en mer givande onboarding.
Ett exempel på företag vars personal är fysiskt på plats, men använder sig av digital onboarding är catering företaget Gaudium.
Gaudiums personal består av chafförer, köks- och administrativpersonal som alla först blir välkommnande genom digital onboarding, trotts att de är platsbundna. Nedan kan du lyssna till Asks upplevelse av den digitala onboardingen. Vill du höra mer och se hela videon om deras case, klicka här.
Vilka andra verktyg kan ni använda för att optimera er digitala onboarding?
I dag har vi en uppsjö av verktyg som dessutom stöttar den digitala onboardingen i många lägen:
- Den första punkten är ganska självklar: E-post. Detta är ett vanligt förekommande digitalt medel för att komma i kontakt med och engagera anställda under hela anställnings- och introduktionsprocessen
- Digitala signaturer och elektronisk dokumenthantering för att minimera pappersarbete, tillhandahålla ett elektroniskt arkiv för viktiga dokument och effektivisera godkännandeprocesser
- Chatbots kan användas som ett verktyg för att besvara vanliga frågor och önskemål från anställda
- Videokonferenser & webinars gör det möjligt att förlänga den användbara tiden för ett utbildningstillfälle och garantera enhetlighet
- Podcasts, webbsändningar och videor som kan erbjudas på begäran
- Interaktiva webbplatser där anställda kan registrera sig för förmåner, delta i utbildning och fortbildning och kommunicera med andra anställda
- Medarbetarportaler som kan anpassas efter de anställdas behov och som ger tillgång till personlig information
- Interna kommunikationskanaler så som Slack eller Teams kan bidra till att skapa online Communitys och grupper för både upprätthålla företagskultur men även underlätta daglig kommunikation kring arbetsuppgifter
- Automatiserade omröstningar som används för att samla in information och åsikter från de anställda under de första dagarna, veckorna och månaderna på företaget - och därefter
Få fler tips och läs vidare om trender kring digital onboarding i denna bloggartikeln.
Ladda ner Onboarding-Guiden för ännu mer tips!
