Employee Experience 2023: En HR-managers guide till anställningsresan

Alla som har bytt jobb eller försökt komma in på arbetsmarknaden har suttit framför datorn och försökt ta reda på så mycket som möjligt om presumtiva arbetsgivare. Vilken typ av arbetsplats är det? Vilka skulle kollegorna bli och hur är de? Hur ser företagets historia ut? Vilka kunder och partners finns det? Och vilka andra oräkneliga saker skulle vara bra att känna till innan man står där i dörren som nyanställd? 

Misslyckade rekryteringar kan bli dyra 

Till syvende och sist handlar det om trygghet. Trygghet för den nyanställde men även för företaget. Det är centralt att företag lyckas med att ta emot nya medarbetare på ett sätt som ökar chanserna att de stannar kvar på jobbet.

För när man tittar på siffrorna slås man av att en misslyckad rekrytering kan komma att kosta upp till 500 000 kr, och eftersom 25 procent av alla nyanställningar slutar med uppsägning från endera sidan inom ett år, är det uppenbarligen klokt att investera på detta område.

Som tur är visar siffrorna även att risken för att den nyanställde slutar under första året minskar med 87 procent om man ser till att personen känner sig engagerad.

Första fasen i anställningsresan är preboarding. Denna börjar när kontraktet skrivs på och slutar första arbetsdagen. Den syftar till att minimera inkörningsperioden (time-to-performance), alltså den tid det tar för nya medarbetare att komma till en nivå där de klarar sina arbetsuppgifter och når sina KPI. 

Praktiskt sett kan preboarding innebära besök på arbetsplatsen, där den framtida medarbetaren får möjlighet att träffa sina nya kollegor på lunch eller i annat socialt sammanhang, eller få en guidad tur som gör att de kan skapa ett första intryck av sin framtida arbetsplats. 

Vissa företag går ett steg längre och skapar anpassade webbsidor som nyrekryterade kan besöka under preboarding-fasen (och även under den påföljande onboarding-fasen). För detta krävs det lite mer, men det är ett bra sätt att signalera en välkomnande attityd, och samtidigt etablera en verklig kontakt.

Alternativt kan ni låta medarbetaren få åtkomst till ert intranät redan innan han eller hon börjar. Tänk dock igenom om det är lämpligt; kan sättet att uttrycka er förstås på rätt sätt av en utomstående; används många termer som kanske bara ni förstår? Det senare kan vara ett litet lackmustest: är er interna kommunikation samma som er externa? Och om inte, varför?

Kom ihåg att gränserna mellan internt och externt ofta är suddiga och i den digitala verklighet vi lever i är inget längre verkligen hemligt. Allt måste kunna skärskådas, så titta igenom er interna kommunikation och gör en bedömning av om den är uppdaterad. 

Tillbaka till preboardingen. Det kan också vara en god idé att utse en ”buddy” (eller kanske till och med två – en med fokus på det sociala och en med fokus på det arbetsmässiga) som innan första dagen kontaktar och välkomnar den framtida kollegan. Denne kan då också ställa frågor som kanske inte varit lätta att ställa under intervjuerna som gjorts. 

Ta preboarding på allvar 

Om ni vill säkerställa att den framtida medarbetaren är så väl förberedd som möjligt, fundera på att använda en digital lärandeprocess. Då kan ni skapa en miljö där nyanställda tas vid handen och får lära känna företaget bland annat med hjälp av spelifiering. 

Läs mer om preboarding i den här e-boken. Här finns även en checklista med 12 punkter för en framgångsrik preboarding-process. Upptäck också hur Arbejdernes Landsbank i Danmark använder en digital utbildningsprocess för sin preboarding. 

Oavsett hur ni tar er an uppgiften, är preboardingen en länk i kedjan som ofta underskattas eller snarare förbises. Lite som att sätta sig i bilen till ett viktigt möte utan att kontrollera att det finns tillräckligt med bensin i bilen.

Du kan klara det, men om något går fel finns det risk att du blir försenad och att priset för att inte ha åkt och tankat först kan bli högt. 

Sättet att hantera detta är en strukturerad, engagerande onboarding som hjälper till att behålla personalen och göra dem mer effektiva. Och onboarding är lyckligtvis något som redan införts på många företag och organisationer. 

Men tyvärr ser vi ofta att onboardingprocessen blir alltför styrd. I många fall med en checklista där man kan bocka för att ett mail skickats, och att man informerat den nya kollegan om matsalens öppettider. 

Strukturerad onboarding handlar om att säkerställa att nyanställda känner sig välkomna och snabbt får en känsla av tillhörighet. Och att inse att man behöver både rätt kunskaper och faktiskt passa till att använda dessa kunskaper i sammanhanget för att prestera på ett nytt jobb. Detta kräver gedigen onboarding. 

Vissa av de initiala stegen tas i preboardingfasen, men i detta skede av anställningsresan handlar det om att få den nyanställde in i maskinrummet. 

Ha medarbetaren som utgångspunkt  

Dock börjar det inte i maskinrummet – eller på företaget över huvud taget – utan hos den anställde. Det handlar om vad den anställde kan bidra med till företaget och inte tvärt om.

Det börjar med medarbetarens kompetenser, som måste omsättas så att de bidrar till företagskulturen och till att organisationens mål uppnås. Det samtalet måste tas, och ett bra sätt att förankra detta i konkreta termer är att presentera den nyanställde för en digital miljö som hon eller han kan gå tillbaka till.

Här kan ni åskådliggöra företagets syfte, och nyanställda kan få förståelse för hur de faktiskt kan bidra till strävan mot företagets syfte. 

För att folk ska fungera måste vissa grundläggande saker vara på plats. De flesta känner till Maslows behovspyramid, som beskriver nivåer av olika behov som vi människor har.

De grundläggande behoven finns i pyramidens bas, t.ex. mat och sömn. När de behoven är tillfredsställda kan vi börja röra oss uppåt i pyramiden. 

Kom ihåg hela pyramiden 

Samma principer gäller för onboarding. På Learningbank har vi delat upp pyramiden i tre nivåer, som vi (nedifrån och upp) kallar för Administration, Assimilering och Acceleration. 

Administrationssteget omfattar praktiska saker som kontrakt, arbetskläder/uniform, lösenord osv. Assimileringssteget handlar bland annat om att införliva den nyanställde i företagets kultur, genomföra complianceutbildning och tydliggöra ömsesidiga förväntningar.

I pyramidens topp hittar vi så acceleration, där medarbetaren efter att ha fått grunderna på plats är redo att leverera på förväntad nivå. 

Problemet är ofta att många onboardingprocesser aldrig kommer förbi administrationssteget. Intentionerna kanske finns där, men vardagsrutinerna tar över och det görs ingen uppföljning på hur den nya medarbetaren trivs.

Dagarna flyger förbi och plötsligt är medarbetaren antingen underpresterande eller på ett annat företag. 

Digitalt stöd ger en röd tråd 

Ett effektivt sätt att få en röd tråd i onboardingprocessen är att digitalisera den. Digitala utbildningsmoduler kan paketeras för den enskilda personen och man kan styra när varje modul introduceras för medarbetaren, så att det passar varje specifik situation. 

En annan och inte oviktig fördel med en digital utbildningsplattform är att man gör lärandet tillgängligt för nyanställda när de, och inte ni, har tid och möjlighet.

Säkerställ att plattformen kan nås från olika typer av enheter så att utbildningen kan göras på tåget, på bussen eller i väntrummet hos tandläkaren.

Med en digital onboardingprocess blir det dessutom möjligt med gamifiering, vilket tar in tekniker från dator- och sällskapsspel. Detta ökar både motivation och inlevelse och har en signifikativ effekt på inlärningsresultaten. 

Man kan på många sätt säga att företag står inför samma utmaning. Även med perfekt preboarding och onboarding finns det ingen garanti för att relationen mellan arbetsgivare och anställd kommer att bestå. 

Utmaningen ligger i att vardagen kan ha en uttråkande effekt. För många innebär brist på utveckling att de säger upp sig – i alla fall från den post de befinner sig på.

I en undersökning genomförd av LinkedIn Learning uppgav 94 procent av de tillfrågade att de är villiga att stanna på sitt jobb om arbetsgivaren investerar i deras karriärer.

Samma studie visar att största hindret för självutveckling är brist på tid för att lära sig nya saker.

Detta är en enorm utmaning. Den tekniska utvecklingen och den ökande rörligheten innebär både större behov för utbildning och bättre möjligheter för anställda att hitta nya jobb hos arbetsgivare över hela världen. Med andra ord: Om det ert företag erbjuder inte är bra nog eller inte uppfyller medarbetarnas förväntningar, är dessa bara några klick från alternativa arbetsplatser. 

Håll konstant fokus på utveckling 

Därför är det viktigt att ni som företag upprätthåller starka relationer och hyser respekt för den tid som följer efter smekmånaden.

Likaså att ni tillsammans med medarbetarna lägger fram en karriärsplan, så att de kan se att det finns möjlighet till utveckling och att de också har möjlighet att framföra sina egna önskemål. Och sedan måste en plan utarbetas för hur kontinuerlig utbildning och utveckling ska få plats i en hektisk vardag på jobbet.

Det enklaste sättet för att skapa fokus på utbildning och utveckling är göra det till en stående punkt för mötena mellan anställda och deras närmaste chefer.

Detta kan säkerställa att ämnet alltid har en plats på dagordningen. Men att tala om utbildning och utveckling har ingen påverkan om det inte finns tid att göra någonting åt det på grund av alla arbetsuppgifter.

Därför är det viktigt att ni som företag verkligen tillhandahåller en lärmiljö och företagskultur som ger anställda tid för vidareutbildning. 

Det är just tiden – och i viss mån platsen – som är avgörande för om utbildningen kan göras på medarbetarnas villkor, något som också genererar de bästa utbildningsresultaten.

Enligt en undersökning genomförd av LinkedIn Learning, föredrar 68 procent av anställda att genomföra utbildning när de är på arbetet.

58 procent uppger att de föredrar att lära sig i sin egen takt, och 49 procent att de föredrar att genomföra utbildning först när de befinner sig i situationer där det är nödvändigt för att kunna genomföra en uppgift.

Allt talar för anpassade lösningar, som medarbetarna kan använda när de passar i deras vardag. Och det är något som är nästintill omöjligt att systematisera utan digitala hjälpmedel. 

Ta utbildning på allvar 

Under hektiska arbetsdagar är tid oftast den knappaste resursen. Och ärligt talat: om en uppgift inte ges tydlig prioritet av ledningen, tenderar den att försvinna ur fokus på bekostnad av andra saker. 

Se därför över hur mycket tid som ert företag avsätter för utbildning. Och då menar vi verkligen avsätter. Ska personalen tillbringa 15, 10 eller 1 procent av sin tid med utbildning och utveckling? Och var och när ska den tiden läggas?

Ha respekt för utbildning. Ta det på allvar och systematisera den. Om det inte passar er verksamhet att ägna kvarts-, halv-, eller heldagar på utbildning, kan mikrokurser vara en bra lösning – förutsatt förstås att de implementeras på rätt sätt.