Boka demo

Digital Onboarding: HR-trenderna & bra onboarding

digital onboarding

Gör ni er onboarding helt digitalt? Onboarding är den initiala delen av en anställds livscykel. Den bör börja redan innan första dagen för att snabbt och effektivt introducera din nyanställda medarbetare till företagskulturen, arbetsuppgifter och förbereda för framtida framgång.

I denna artikel kommer vi ge dig insikt om de senaste trenderna inom digital onboarding av medarbetare. Vi kommer gå igenom följande:

Dagens HR och personalansvariga har ett hav av utbud när det gäller olika kommunikationsverktyg och metoder att använda sig av vid introdkutionen av ny personal, där digitala HR-verktyg blir allt mer vanligt och mer populärt.

Det viktiga är att säkerställa att dessa verktyg används effektivt och att de lätt kan integreras i linje med andra kommunikationskanaler.

Kort fakta om onboarding av medarbetare:

  • Ett bra välkomnande och ett välanpassat introduktionsprogram ökar chanserna till att dina anställda kommer trivas och stanna kvar längre

  • Bra onboarding minimerar tiden det tar för en anställd att prestera fullt ut i mer än 60% av fallen

  • Du sparar kostnader. Anställda är en dyr tillgång för alla företag - särskilt om de inte stannar länge. 25 procent av alla anställda säger upp sig inom det första året, och det kostar ett företag cirka 75 000 USD om en anställd slutar efter 4-6 månader

  • Engagerade medarbetare ger bättre resultat och effektiv onboarding ökar medarbetarnas engagemang med mer än 20 procent

När börjar onboardingen?

På den nyanställdas första jobbdag? När erbjudandet är accepterat och påskrivet? Eller redan under den sista intervjun?

Arbetsgivare som fokuserar på att bygga starkt employer brand inser att procesessen börjar redan i det ögonblick då den sökande skickar in sin ansökan.

En eller flera utav de sökande kommer så småningom bli del av företaget. Därför är varje steg på vägen viktigt och en del av att skapa ett positivt och långvarigt intryck.

I denna artikeln kommer vi fokusera på skedet efter det att en kandidat har tackat ja till jobbet.

Hur kan digitala verktyg underlätta och förbättra onboardingen?

Traditionellt sett har processen inneburit personliga möten mellan en chef och en nyanställd, eller gruppmöten där flera nyanställda medarbetare har träffats för att gå igenom en formell introduktionsprocess.

Processen kan innefatta utbildningstillfällen, olika typer av pappersarbete och interaktion med organisationsledare och nyckelpersoner. De traditionella processerna är inte bara tidsödslande, de varierar också oftast i metod, innehåll och budskap. Det är också troligt att den information som erhålls snabbt går förlorad i bruset av all information som den nyanställda blir överöst med. Ni kan istället fokusera på att skapa en digital utvecklingsplan för de anställda.

Se hur McDonalds använt sig av digitalt lärande för att öka sina medarbetares engagemang och få sina nyanställda att känna sig mer förberedda när de tar sina första steg på sina nya jobb.

Bra onboarding består av en plan som är anpassad till slutanvändaren vilket är något som digitala verktyg kan underlätta genom automatisering och lättillgängligheten som de erbjuder.Digital onboarding

Varför digitala verktyg underlättar och förbättrar onboarding av medarbetare

Digital onboarding utnyttjar tillgången till digitala verktyg och digital teknik för att göra onboardingprocessen så kostnadseffektiv och effektiv som möjligt.

Digitala verktyg ger också nyanställda möjlighet att få tillgång till information och svar på frågor dygnet runt, närhelst de behöver det.

Användningen av digital onboarding säkerställer dessutom att den information som delas med nyanställda är den samma i hela organisationen. Oavsett om ni är ett lokalt företag på 10 personer eller globalt team på flera tusen kan ni vara säkra på att er onboardingprocess är konsekvent, korret och enkel att uppdatera.

Processen kan göras effektivt, digitalt och genom att ge både chefer och medarbetare rätt verktyg för att strukturera en fantastiskt onboarding.

En effektiv oboarding hjälper också den nyanställda att känna sig trygg och välkommen på jobbet.

Här kan du läsa vidare och få 5 kreativa tipps på hur du kan förbättra din onboardingprocess från Christopher Pappas på eLearning Industry. 

Fördelar och utmaningar av effektivt onboarding av anställda

1. 86% behåller sina anställda

Enligt analytiker på Aberdeen Group stannar 86% av anställda kvar längre på företag där de har formell onboarding av anställda. Detta är 30% högre än på de företag som inte har någon. En effektiv onboarding har alltså stor inverkan.

2. Högre intäktstillväxt 

Enligt Boston Consulting Group har företag som effektivt arbetar med onboarding av nyanställda 2,5 gånger högre intäktstillväxt och 1,9 gånger större vinstmarginal än företag som inte gör det. Detta måste vara alla vd:ars favoritfördel! 

3. Tid

Onboaring kan vara både tidskrävande och dyrt. Traditionell onboarding kräver att de anställda deltar i utbildningssammanhang i timmar, och ibland flera dagar. Det är inte bara deltagarnas tid utan även för de som utbildar, vilket ofta är chefer och ledare.

Förutom formell träning kräver effektiv onboarding också utbildning om organisationens policys och procedurer samt ifyllande av ett stort antal papper som även det kan ta mycket tid. Detta kan med digital onboarding ofta automatiseras och frigöra tid från alla inblandade i traditionella introduktionsprocesser.

4. Digitala onboardingsverktyg som får ny kunskap att fastna

En av de största utmaningarna och en ständig frustration för HR-, utbildning- och utvecklingspersonal är hur snabbt den information som erhållits av de nyanställda försvinner om den överhuvudtaget fastnade alls.

Dessa problem kan många gånger lösas med hjälp av digitala verktyg och även påskynda och stärka integrationen av ny personal. 

Verktyg, appar och alternativ för digital onboarding

En kombination av både personlig och digital introduktion ger de anställda den mest innehållsrika och givande upplevelsen. Onboarding kan självklart också utföras helt på distans om arbetet i sig är en renodlad remote-tjänst. Dagens arbetsgivare har ett brett utbud av verktyg och alternativ för att underlätta introduktionsprocessen för de anställda:

  • E-mail är ett vanligt förekommande digitalt sätt för att kommunicera med anställda under hela anställningsprocessen

  • Digitala signaturer och elektronisk dokumenthantering för att minimera pappersarbete, tillhandahålla ett elektroniskt arkiv för viktiga dokument och effektivisera godkännandeprocesser

  • Chatbots kan användas som ett verktyg för att svara på vanliga frågor från anställda

  • Videokonferenser och samtal- antingen live eller inspelat, kan garanterar att många kan delta samtidigt och innehållet blir det samma till alla

  • Podcasts, webcasts och videos kan erbjudas på begäran när det passar

  • Interaktiva webbplatser där anställda kan registrera sig för förmåner, delta i utbildning och fortbildning och kommunicera med andra anställda
  • Medarbetarportaler kan anpassas efter de anställdas behov och ger tillgång till personlig information

  • Automatiserade undersökningar och enkäter kan används för att samla in information och åsikter från anställda under de första dagarna, veckorna och månaderna på företaget - och därefter

Best practices för digital onboarding

Tyvärr behöver inte alla anställda samma onboarding alltid. Men det är oftast det de får.

Med digital onboarding kan du sätta upp processflöden och händelseutlösare som hjälper till att anpassa onboardingupplevelsen för varje anställd beroende på deras roll, tidigare erfarenheter och personliga preferenser.

Digital onboarding handlar inte bara om att tillhandahålla verktyg för att anställda ska kunna få och söka information eller fylla i nödvändig dokumentation (även om detta är viktiga komponenter).

Digital onboarding handlar också om administration och uppföljning från chefer, HR och andra avdelningar. Möjligheten att integrera digitala onboarding-aktiviteter med LMS och andra system bidrar till att säkerställa maximal produktivitet och riskhantering.

Vill du veta mer om hur du kan utnyttja digitala verktyg i din onboarding av nyanställda? Ladda ner vår onboarding guide.

Söker du fler idéer? Hämta inspiration i vår senaste  trend rapport.