HR-chefens guide til bedre employee experience

Alle, der har skiftet job eller har prøvet at træde ind på arbejdsmarkedet for første gang, har siddet foran skærmen for at finde ud af så meget som overhovedet muligt om sin kommende arbejdsplads. Hvad er det for et sted? Hvem og hvordan er de kommende kolleger? Hvad med virksomhedens historie og kunder eller samarbejdspartnere? Og hvad med alle de utallige andre ting, der kunne være rare at vide, inden man står der i døren som hende den nye, der ikke ved noget endnu?

Fejlrekruttering koster dyrt

Når alt kommer til alt, handler det om tryghed. Tryghed for den nye medarbejder, men også for virksomheden. For det er nemlig afgørende, at virksomheder lykkes med at byde nye medarbejdere velkommen på en måde, der øger sandsynligheden for, at de bliver i jobbet.

For når man kigger på tallene, koster en fejlrekruttering op mod 500.000 kroner, og eftersom 25 procent af alle nyansatte stopper, inden der er gået et år, er det åbenlyst, at det er en god forretning at investere i dette område.

Heldigvis viser tallene også, at man reducerer risikoen for, at medarbejderen forsvinder igen inden for det første år, med 87%, hvis man sikrer, at medarbejderen er engageret.

Første step i medarbejderrejsen er preboarding. Preboardingen foregår i perioden fra kontraktunderskrivelse, til medarbejderen har sin første arbejdsdag, og den minimerer time-to-performance perioden – altså den tid, det tager for en ny medarbejder at nå op på et niveau, hvor hun kan klare sine arbejdsopgaver og nå sine KPI’er.

På det praktiske plan kan et preboardingforløb eksempelvis indebære besøg på arbejdspladsen, hvor den kommende medarbejder kan få mulighed for at møde sine nye kolleger over en frokost eller et socialt arrangement, eller det kan være en rundvisning, som giver hende mulighed for at danne sig et indtryk af sin kommende arbejdsplads.

Nogle virksomheder tager endnu et skridt og laver personaliserede hjemmesider, som den nye medarbejder kan tilgå i preboardingfasen (og den kan i øvrigt også bruges i den efterfølgende onboarding). Det kræver lidt mere, men det er en god måde at signalere imødekommenhed på, samtidig med at man får påbegyndt en reel relation. Alternativt kan man allerede inden medarbejderen begynder lukke den kommende kollega ind på intranettet, men her skal man overveje, om det reelt giver mening – kan jeres tone of voice afkodes af udenforstående, og har I et lingo, der giver mening uden for murene? Sidstnævnte forhold bør i øvrigt give anledning til en lille syretest: Er jeres interne kommunikation egentlig den samme som jeres eksterne kommunikation? Og hvis ikke: Hvorfor ikke?

Husk, at grænserne mellem interne og eksterne forhold er udflydende, og i den digitale virkelighed er intet reelt hemmeligt længere. Alt skal kunne tåle dagens lys, så kig på jeres interne kommunikation og vurdér, om den er tidssvarende.

Tilbage til preboardingen: Det kan også være en god idé at udpege en “buddy” (eller måske endda to – én med socialt og én med fagligt fokus), som allerede inden den første dag tager kontakt til kommende kollega og byder velkommen samt åbner for muligheden for at stille spørgsmål – også dem, hun måske ikke har lyst til at stille til ansættelsesudvalget eller til sin kommende chef.

Tag preboarding alvorligt

Hvis man gerne vil sikre, at den kommende medarbejder bliver klædt så godt på som muligt, kan man overveje at kigge nærmere på et digitalt læringsforløb. Her kan man skabe et univers, som tager nye folk i hånden og lukker dem ind i den nye verden, hvor de kan lære virksomheden at kende gennem blandt andet gamification.

Du kan læse mere om preboarding i denne e-bog, hvor du også kan se vores 12-punkts tjekliste til det gode preboarding-forløb. Samtidig kan du læse, hvordan Arbejdernes Landsbank helt konkret har arbejdet med preboarding gennem et digitalt læringsforløb.

Uanset hvordan du griber opgaven an, er preboarding et led i kæden, som ofte bliver undervurderet eller slet og ret ignoreret, og det svarer lidt til at sætte sig ind i en bil på vej til et vigtigt møde uden at være sikker på, at der er benzin nok på bilen. Det kan være, du når sikkert frem, men hvis det går galt, er der stor risiko for, at du bliver forsinket, og at prisen for at springe turen på tanken over bliver høj.

Modsvaret er en struktureret, engagerende onboarding, som er med til at fastholde medarbejdere og gøre dem effektive hurtigere. Og onboarding er heldigvis noget, som allerede er inde på lystavlen i mange virksomheder og organisationer.

Desværre ser vi ofte, at onboarding-tilgangen bliver lige lovlig håndholdt. Og i mange tilfælde de facto består af en tjekliste, hvor man kan sætte et flueben, når mailen er oprettet og man har husket at fortælle den nye kollega, hvornår kantinen har åbent.

Struktureret onboarding handler om at sikre, at den nye kollega føler sig velkommen og får et tilhørsforhold til virksomheden – hurtigt. Og om at anerkende, at det at kunne præstere i en ny stilling forudsætter, at du både har den rette viden og reelt bliver klædt på til at bringe den viden i spil i konteksten. Det kræver, at man bliver onboardet ordentligt.

Nogle af de indledende trin bliver trådt i preboarding-fasen, men på denne etape af medarbejderrejsen handler det om at få den nye medarbejder ført helt ind i maskinrummet

Tag udgangspunkt i medarbejderen

Det begynder imidlertid ikke i maskinrummet – eller i virksomheden i det hele taget – men med medarbejderen. Om, hvad medarbejderen kan bidrage med i organisationen og ikke omvendt. Det begynder med medarbejderens kompetencer, som skal sættes i spil på en måde, så de bidrager til kulturen og til at nå målene i organisationen. Den snak skal tages, og et godt middel til at forankre den i et konkret resultat er at præsentere den nye medarbejder for et digitalt univers, som medarbejderen kan vende tilbage til. Her kan man vise virksomhedens mission, og den nye medarbejder kan få en fornemmelse af, hvordan hun konkret kan bidrage til, at den mission bliver forfulgt.

Blog: Sådan onboarder du løst ansatte og freelancere

For at mennesker kan fungere, er der nogle basale ting, der skal være på plads. De fleste kender Maslows behovspyramide, som beskriver de behov, vi mennesker har. Det fundamentale, som udgør pyramidens bund, er de helt grundlæggende behov såsom mad, søvn og så videre. Det fundamentale, som udgør pyramidens bund, er de helt grundlæggende behov såsom mad, søvn og så videre. Når det er på plads, kan man begynde at orientere sig opad i pyramiden.

Husk hele pyramiden

Det samme gør sig gældende i relation til onboarding. I Learningbank har vi opdelt pyramiden i tre lag, som vi (fra bunden) kalder Administration, Assimilation og Acceleration.

Administrationstrinnet handler om alt det praktiske – kontrakten, uniformen, kodeordet til alarmen og den slags. Assimilationstrinnet handler blandt andet om at få inddraget medarbejderen i virksomhedens kultur, få compliance-træningen på skinner og få klare linjer i forhold til de gensidige forventninger. Og i toppen af pyramiden ligger accelerationstrinnet, hvor medarbejderen har fået basis på plads og er klar til at levere på det forventede niveau.

Problemet er bare, at mange onboardingforløb aldrig når videre end administrationstrinnet(det får du 4 tips til at rette op på her). Intentionerne kan være nok så gode, men hverdagsrutinerne tager over, og der bliver ikke fulgt op på, hvordan det nu lige går med hende den nye medarbejder. Dagene tager hinanden, og pludselig er den nye medarbejder enten en medarbejder, der ikke performer, eller en tidligere medarbejder.

Gør dig fri af dine dårlige onboardingvaner

Digitale hjælpemidler sikrer den røde tråd

Et nyttigt hjælpemiddel til at sikre, at der er en rød tråd gennem onboarding-forløbet, er at gøre processen digital. Digitale læringsmoduler kan “pakkes” til den enkelte medarbejder, og I kan styre, hvornår de enkelte moduler skal præsenteres for medarbejderen, så det passer til hendes konkrete situation.

En anden og ikke uvæsentlig fordel ved en digital læringsplatform er, at du gør læringen tilgængelig for medarbejderen, når hun – og ikke du – har tid. Sørg for, at platformen kan tilgås på tværs af enheder, så træningen også kan klares i S-toget, i bussen eller i venteværelset hos tandlægen.

Desuden giver et digitalt onboarding-forløb mulighed for at bruge gamification. Det dækker over at bruge elementer fra computer- eller brætspil og er med til at øge motivationen og indlevelsen, og det har en mærkbar effekt på læringsresultaterne.

Læs også: 4 tips til onboarding af nye medarbejdere

Læs også: Gør dig fri af dårlige onboarding vaner

Se webinar: Sådan får du succes med pre- og onboarding

Se webinar: Sådan sikrer du god pre- og onboarding

Lad os forestille os et scenarie, hvor en medarbejder i en marketingafdeling kommer tilbage på job efter 10 måneders barsel. Hun kommer tilbage i den stilling, hun forlod, men i mellemtiden er afdelingen blevet slået sammen med en anden afdeling i forbindelse med en fusion, og hun har fået ny chef.

I mange virksomheder vil medarbejderen blive budt velkommen tilbage med et møde med den nye chef, hvor de vigtigste ændringer vil blive gennemgået, og så er det ellers bare med at komme op i fart. Reelt er medarbejderen landet i en helt ny virkelighed, hvor ændringerne ikke er kommet gradvist, men skal fordøjes på én gang. Det kan virke som en banal udfordring, men tænk på, hvis det var dig, der mødte ind til en helt ny virkelighed med nye arbejdsgange, og alle andre bare kørte videre uden at sikre sig, at du kunne følge med?

Eller et scenarie, hvor en dygtig it-medarbejder udviser ekstraordinær god forretningsforståelse og derfor bliver placeret i et team, hvor han skal agere teknisk ekspert i kundemøder. Adressen er den samme, kontoret ligger lidt længere nede af den samme gang, som han har haft kontor på i årevis, og han kan sidde sammen med sine tidligere kolleger til frokosten. Med andre ord: Forskellen er jo ikke ret stor.

I realiteten har it-medarbejderen skiftet job, og alt er nyt. Han er havnet i et nyt team, som taler et andet sprog og har andre KPI’er, og det er ikke fuldstændig klart for ham, hvad chefens og kollegernes forventninger til ham er.

Forandringer stiller store krav til mennesker

Eksemplet med marketingmedarbejderen drejer sig om reboarding, mens it-medarbejderen bliver crossboardet. Fælles for de to er deres behov for, at processen bliver taget alvorligt, og at organisationen anerkender, at forandringer stiller store krav til mennesker.

Og det er her, parallellen kan trækkes til onboarding. Forud for skiftet skal medarbejderen have en hel masse informationer, og i opstarten til det, der de facto er en ny start, skal vedkommende guides, trænes og hjælpes til at kunne levere det, der forventes.

En medarbejder, der enten har været væk fra virksomheden eller skal besætte en ny position, vil eksempelvis typisk have brug for et kursus eller et træningsforløb, der sikrer, at vedkommende er GDPR-compliant i relation til den funktion, han eller hun nu har. Og der vil derudover ofte være nogle kulturelle og helt lavpraktiske ting såsom håndtering af it- og alarmsystemer, ligesom der kan være behov for at få vedkommende til både at føle sig og blive opfattet som en del af gruppen.

Det vil i langt de fleste tilfælde være en god idé at gribe re- og crossboarding-processen temmelig struktureret an, så man minimerer risikoen for, at medarbejderen enten har en unødig lang indkøringsperiode eller simpelthen mister motivationen for at arbejde i virksomheden.

Tænk derfor i at have en tæt dialog i god tid, inden medarbejderen vender tilbage til virksomheden eller skifter til en anden afdeling, og giv om muligt vedkommende en support-person i form af en kollega, som kan svare på de “dumme” spørgsmål og hjælpe med til at få medarbejderen til at føle sig tryg.

Husk at forberede teamet på, at de får en ny (eller gammel) kollega, og gør det klart for alle parter, hvad vedkommendes rolle og funktion er, samt hvilke forventninger der er til både medarbejderen og teamet i forhold til at få tingene til at gå op i en højere enhed.

Digitale løsninger giver masser af fordele

Alt dette kan i teorien klares med en tjekliste, men i realiteten ved de fleste godt, hvordan det går med den slags: Det går ikke. Tænk i stedet digitale løsninger, hvor re- og crossboarding-processen er sat i system, og hvor eksempelvis GDPR-træningen ligger som læringsmoduler, som medarbejderen kan tilgå, når det passer ind i hendes kalender. Husk også på, at ved at have læringen liggende digitalt, fjerner du risikoen for, at der florerer gamle versioner af forskellige typer viden. Digitale læringssystemer sikrer, at du kan opdatere materialet fra centralt hold og dermed bevare kontrollen. De sikrer i øvrigt også, at du nemt og overskueligt kan lave et personaliseret læringsforløb, som er skræddersyet den enkelte medarbejders konkrete behov.

En vigtig note: Kig efter sygdomstegn. Re- og crossboarding-forløb indebærer en forhøjet risiko for, at ting går galt. Hvis en rutineret og skattet medarbejder kommer tilbage fra barsel og føler, at den arbejdsplads, hun er landet i, er markant anderledes end den, hun forlod, er hendes incitament til at søge væk stor.

På samme måde kan den superdygtige it-specialist føle sig efterladt i et ingenmandsland, hvor det faglige netværk er væk, og hvor de nye kolleger hverken helt forstår eller sætter pris på, hvem han er, og hvad han kan. Den medarbejder bliver ikke hængende ret længe.

For at blive på sygegangen er en gennemtænkt re- og crossboarding-indsats helt generelt vigtig i forhold til at modvirke kultur- og stress-udfordringer på arbejdspladser. Hele det mentale aspekt er ekstremt vigtigt; vi bruger så stor en del af vores vågne timer på jobbet, at det simpelthen bliver nødt til at være spændende, udviklende og socialt behageligt at møde op hver dag. At fungere godt på jobbet er langt fra kun et spørgsmål om at være fagligt dygtig – hvis de andre parametre er i ubalance, er risikoen for at vælte stor. Og en væltet medarbejder bliver et problem for først HR og siden for bundlinjen.

Læs alt om reboarding i denne gratis reboarding guide.

Uanset om skilsmissen er lykkelig eller ej, er det afgørende, at man som virksomhed har en plan for, hvordan man siger farvel til en medarbejder

Vær ordentlig, når du fyrer

Lad os tage afskedigelser først. Der kan være mange legitime årsager til, at man bliver nødt til at sige farvel til en medarbejder, men de færreste mennesker synes, det er en morsom situation af havne i. Det stiller en række krav til arbejdsgiveren – både af etiske og strategiske årsager.

Først og fremmest bør man behandle andre mennesker med respekt. Uanset om man bliver opsagt som følge af dårlig økonomi, dårligt samarbejdsklima, dårlige præstationer eller noget fjerde, er man som arbejdsgiver “den stærke” part, og det ansvar bør man tage alvorligt

Hvis der er tale om en pludselig eller akut afskedigelse, er det afgørende, at man har et beredskab klar. Der skal ligge en plan for, hvem der skal overbringe afskedigelsen, samt hvor og hvornår det skal ske, ligesom der skal være en rutine for, hvordan vedkommende får afleveret sit udstyr – eksempelvis it- eller specialudstyr. Tænk på, at medarbejderen uanset hvad er udsat, og sørg derfor blandt andet for, at vedkommende ikke skal gå oprevet fra en fyringssnak og gennem et kontorlandskab for at kunne komme væk fra virksomheden. Det er banalt, men det er vigtigt.

Og sørg for, at der ligger en klar køreplan for, hvordan adgangen til forskellige it-systemer, mailkonti og så videre kan blive cuttet med det samme.

Hvis medarbejderen ikke er blevet afskediget på grund af eksempelvis kriminelle forhold, men “bare” ikke rigtig er slået til eller er offer for tynde ordrebøger, bør I tilbyde vedkommende at sige farvel til sine snart forhenværende kolleger. Måske ikke på dagen, men gennem et besøg på virksomheden efter noget tid. Måske undrer du dig over, hvilken værdi det kan have for din virksomhed, men det vender vi tilbage til

Gør en gammel medarbejder til en ny ambassadør

Langt hen ad vejen ligner de fleste arbejdspladser en fodboldklub. Alle har en interesse i, at spillerne leverer på højeste niveau, men hvis det går alt for godt, bliver de attraktive for markedet.

I erhvervslivet får man dog sjældent en gigantisk transfersum, når nøglemedarbejderen skifter job, men til gengæld kan man få noget andet – nemlig en potentiel kunde, en ambassadør eller noget indsigt.

Hvis I evner at skilles på en god måde, vil du have en person, der kender dig og din forretning, og det er sandsynligt, at vedkommende vil være interesseret i at bygge en forretningsrelation op, hvis det er relevant i det nye job.

I forhold til employer branding er det afgørende, at du har så mange ambassadører derude som overhovedet muligt. I kampen om talenterne bliver mange virksomheder til- og fravalgt på bløde parametre som arbejdsmiljø og kultur, og i det spil kan det være dyrt at få et ry som et sted, hvor det simpelthen ikke er rart at være. Det er også i relation til dette, at det kan være en god idé at holde døren åben for medarbejdere, som du rent faktisk har fyret. Ved at være imødekommende øger du sandsynligheden for, at de rent faktisk også agerer som dine ambassadører i stedet for at blive rejsende i fortællinger om, hvor skidt et sted din virksomhed er.

Hvis en dygtig medarbejder skulle søge væk fra virksomheden, bør du forholde dig til følgende punkter:

• Kommunikér, at medarbejderen stopper

Sørg for, at de nærmeste medarbejdere samt kunder bliver informeret om, at medarbejderen stopper. Det minimerer risikoen for rygtedannelse, og det giver dig mulighed for at signalere overfor kunderne, at du har fod på situationen.

• Sæt videnoverdragelsen i system

Sørg for, at så meget knowhow som muligt bliver i virksomheden, selvom medarbejderen forsvinder. Få dokumenteret så meget som muligt. Få styr på teknikken

• Få styr på teknikken

Som vi tidligere har været inde på, skal adgangen til it-systemerne blokeres, og kontoret skal ryddes. Tag it-sikkerhedsfolkene med på råd, men pas på med at være for “hysterisk” – lad medarbejderen nå at få sine eventuelle private ting med fra arbejdscomputeren, men hav selvfølgelig respekt for virksomhedens oplysninger.

• Sig tak

Sørg for at takke medarbejdere, som har været gode at have i virksomheden. Og gør det også offentligt. Det skaber en god kultur, hvis man kan forlade stedet og stadig få roser med på vejen, og det sender et signal til resten af medarbejderne om, at der bliver sat pris på gode medarbejdere.

• Gennemfør exit-interview

Spørg dine medarbejdere, hvorfor de har søgt væk. Spørg dem, hvad der kunne have fået dem til at blive. Og spørg dem, hvad de har fået på deres nye arbejdsplads, som de kunne have brugt, da de var hos dig. Exit-interviews giver en masse indsigt i din virksomhed, som du kan bruge til både at rekruttere og fastholde medarbejdere. Vent eventuelt, til din tidligere medarbejder har været i sit nye job i et par måneder, men lav aftalen, når hun stopper hos dig.

Læs meget mere i vores guide om offboarding her. 

Når employee journey eller medarbejderrejsen er blevet en term, bliver man nødt til at forholde sig til, skyldes det, at kompetente og talentfulde medarbejdere er den måske mest knappe ressource for mange virksomheder.

Rigtige hjerner og soft skills er den katalysator, der får hjulene til at dreje, og en struktureret employee journey-strategi er det værktøj, virksomheder kan bruge til at sikre sig, at de rigtige folk får de bedste betingelser for at levere varen fra dag 1. Og at de får de største incitamenter til at blive i butikken – folk bliver stadig kortere tid i det samme job, og 43% af millenial-generationen forventes at skifte job hvert andet år. Der er med andre ord ret gode grund til at optimere medarbejderrejsen og dermed øge sandsynligheden for, at passagerne har lyst til at blive lidt længere på toget.

Den største risiko for at fejle er at lade hverdagen og det driftsfokus, som har det med konstant at snige sig foran i køen, fjerne fokus fra opgaven med at pre- og onboarde nye medarbejdere, at sikre den enkeltes personlige og faglige udvikling, at omskole folk til nye funktioner og byde dem tilbage efter barsel, orlov og lignende, og slutteligt at sørge for at få sagt ordentligt farvel til dem, der forlader butikken.

Derfor bør du tage medarbejderrejsen alvorligt og overveje, om du skal investere i software, som kan hjælpe dig med at strømline og effektivisere processen.

Uanset hvad håber vi, at du og dine medarbejdere – de nuværende såvel som de kommende – får de bedste muligheder for at gøre hinanden gode. Til gavn for virksomhedskulturen og for bundlinjen.

God rejse.