Guide: Så mäter du effekterna av er personalutbildning

Tuffa siffror eller mjuk feedback?

Vad är ert argument? Har ni statistik för att backa upp fakta? Vad tycker de anställda? Gör det verkligen skillnad? Frågorna från ledningen kan vara många och varierande när de vill ha en utvärdering av era utbildnings- och kompetensutvecklingsinsatser.

Muntlig, kvalitativ feedback från deltagarna och ledningen är vanligtvis det sätt som HR- och L&D-ansvariga i Norden mäter sina utbildningsresultat på (47,4 %)(Enligt the Nordic Learning Trewnds Report 2023).

Och det är naturligtvis en bra idé att få feedback på innehållet i utbildningen. Men samtidigt är det mer tidskrävande att få denna information muntligt än att titta på den statistik och analys som tillhandahålls av er lärplattform (om utbildningsinnehållet skickas ut till medarbetarna på detta sätt).

Summan av det hela - oavsett hårda siffror eller mjuk feedback - är  det avgörande att mäta utbildningsresultaten eftersom det är det enda sättet att förbättra och förstå vilken inverkan och effekt er utbildning har på både personalstyrkan och verksamheten som helhet.

Mer än 25 procent av de tillfrågade i Learningbanks  Nordic Learning Trends Report 2023 mäter inte resultaten alls, vilket är förstårligt om processen för att mäta och utvärdera är väldigt tidskrävande.

"Att mäta framstegen är avgörande för att säkerställa beteendeförändringar och optimera effekten av utbildningen."  

Men med rätt verktyg kan det bli en dans på rosor att mäta utbildningsresultaten, och det är guld värt för er framtida digitala utbildningsstrategi. 

Om du letar efter ett lämpligt LMS för att stödja er mätning kan du läsa vårt blogginlägg om hur du hittar det bästa LMS:et.

Innan du börjar

Innan du ens utformar själva innehållet till er utbildning måste ni lägga grunden för att kunna mäta era utbildningsinitiativ på ett bra sätt. 

Som en del av detta första steg, fråga dig själv: "Vilka är målen med den här utbildningsmodulen eller kursen?" Ställ frågan:"Hur är detta kopplat till våra affärsmål?", "Hur kommer detta att hjälpa våra anställda att utvecklas i rätt riktning?". 

Att ställa dessa frågor och besvara dem kommer också att vara en bra start för att bygga upp ert business case för alla utbildningsprojekt.

Genom att starta här och anpassa ert projekt till verksamhetens övergripande mål kommer ge er bra start. Då blir det lättare att fastställa de nyckeltal och KPI:er som ni kommer att behöva senare.

För tips på hur ni kan bygga en stabil bas och skapa en ordentlig plan, se videon nedan👇🏽

Läs vidare för hur du skapar en affärsmässig grund för era digitala utbildningsprojekt genom att klicka här. 

Välj rätt mätningsmetod

Nu är det dags att välja en lösning för att mäta och utvärdera era utbildningsinitiativ. Använder ni en lärplattform? Kolla upp vilka integrationer som redan finns inbyggda i er plattform för att få de uppgifter och den statistik ni behöver. Och om er plattform inte klarar detta kanske ni ska fundera på att uppgradera er plattform.

En annan lösning är att skicka ut en utvärdering som en del av själva kursmodulen som deltagarna kan fylla i om ni använder en lärplattform. Vissa plattformar låter dig även lägga till utvärderingar efter att personalen har genomgått en kursmodul.

Om ni inte använder en lärplattform kan utvärderingar skapas och skickas ut via online enkäter vilket det finns en uppsjö av att välja bland, till exempel Typeform eller SurveyMonkey.

Tips: Skicka ut ett frågeformulär om ämnet före OCH efter att deltagarna har slutfört utbildningen. På så sätt ser du om deltagarna har förbättrat och behållit kunskapen.

Det vetenskapliga tillvägagångssättet för att mäta utbildningseffekter

En mer vetenskaplig metod för att mäta och förbättra inlärningen och utbildning är att titta närmare på Kirkpatricks modell för att mäta lärande från 1996.  

• Steg 1 - Reaktion: Titta på deltagarnas första reaktion på innehållet i utbildningen. Ställ frågorna: Tyckte deltagarna om innehållet? Och var det värdefullt för deras arbete? Om inte, är det mycket osannolikt att de kommer att uppmärksamma utbildningsinnehållet i framtiden.
• Steg 2 - Lärande: Har deltagarna fått ny användbar kunskap eller utvecklat nya tankesätt? Detta steg kan vara mer tidskrävande men värt besväret. Ett exempel kan vara att använda en kontrollgrupp för att se om deltagarna förbättrats eller inte. Kom ihåg att koppla resultaten till era utbildningsmål.
• Steg 3 - Beteendeförändring: Hur tillämpar deltagarna det nya kunskaperna i sitt arbete? Tillämpas den nya kunskapen på arbetsplatsen? Använd onlineutvärderingar, gör intervjuer eller genomför observationer för att mäta effekten av utbildningen.
• Steg 4 - Organisatoriska resultat: Återgå till frågorna: "Hur fick utbildningen ett positivt resultat i förhållande till specifika affärsmål?", "Var utbildningen framgångsrik när det gäller att sänka resursutgifterna?/En högre avkastning?/En bättre produkt?/ Färre olyckor på arbetsplatsen?/ Minskad tid till prestation?/ Ökad produktspecifik försäljning?
  
  

Vilken effekt har er personalutbildning på ert företag?

Ja, det här kan också vara en fråga som du har blivit ombedd att ta fram data om. Och för detta är det första steget som nämns i den här artikeln så oerhört viktigt. För att veta vilken effekt er personalutbildning har på ert företag måste er utbildningsstrategi vara väl anpassad till företagets och organisationens mål. 

Det är nu du ska ta fram era KPI:er igen. Titta på era utvärderingar och den feedback ni har fått från den data ni har från de olika stegen i Kirkpatricks pyramid.

Tricket är att kombinera era affärsmässiga KPI:er (nyckeltal) med era utbildningsmässiga. Om ni använder BI-verktyg och en bra lärplattform kommer det att göra processen betydligt smidigare.  

Vad ni behöver mäta beror på er specifika verksamhet. Det kan se väldigt olika ut. Kanske ska mätvärden för konfliktlösning och serviceutbildning kopplas till er kundnöjdhet? 

Få tips direkt från en av världens största optikerkjedja, Specsavers. Klicka på bilden för att se hur de gör för att maximera företagsresultat de får genom personalutbildning (en viktig del är just om HUR du mäter effekten och vad du bör mäta). 👇

Eller om ni har många kundklagomål och planerar att ge era anställda utbildning i kundservice för att minska antalet klagomål, ja då bör ni mäta hur många klagomål ni får. Kom ihåg att mäta även INNAN ni lanserar era kurser så att ni kan jämföra!

Ett annat exempel är att mäta korrelationen mellan er säljutbildning eller specifika produktutbildning och hur era försäljningssiffror förbättras när era medarbetare går utbildningen. 

”När produktvideorna släpps kan vi se att försäljningssiffrorna för de specifika produkterna blir högre”Emil Solhøj Nørgaard, International Retail Coordinator, Change Lingerie

Läs mer om Change Lingerie och hur deras personal utbildnings positiva påverkan på företaget och deras personal.

Beräkna ROI(avkastning)på era utbildningsinitiativ

Vi vet att det ofta är siffrorna som avgör om ni kan genomföra ett projekt eller inte. Så vi förstår att du vill veta hur man beräknar detta. Men låt oss vara ärliga: Det finns inte ett enkelt svar som passar alla.

Naturligtvis kommer du att kunna hitta olika generella ROI-beräknare för personalutbildning online, men de kommer inte att ge dig ett specifikt svar som är komplett för just er organisation. För, ja, det är så individuellt. Dock finns det en vanlig beräkningsformel för ROI som lyder som följande:

ROI (%) = Vinster - Kostnader x 100 ÷ Kostnader

Men återigen, bara för att du har en formel betyder det inte att det är så enkelt att beräkna. Som alltid varierar det beroende på er verksamhet. Som nämnts ovan måste ni bestämma vad ni ska mäta innan ni lanserar er utbildning.

Och som även det nämnts tidigare, tidigare, måste ni, när ni börjar planera er utbildning och ert lärande, koppla det till era affärsmål och sätta upp mål som är mätbara, och sedan planera genomförandet baserat på detta.

Med detta sagt finns det i allafall några saker som alla måste ta hänsyn till när de gör beräkningarna:

• Hur många personer deltar i utbildningen?
• Vad är nyttan/kostnaden för varje utbildad medarbetare?
• Vad är den totala kostnaden för hela utbildningsprogrammet?  (inklusive resekostnader, administrationskostnader, lokal, utveckling av utbildningen/kursen, samt kostnader för lärare eller utbildare om sådana används)

I allmänhet är det enklast att beräkna vad ni kan spara om ni byter från fysisk till digital utbildning. Även om ni använder blandat lärande (blended learning) hjälper digital utbildning vanligtvis till att minska kostnaderna baserat på:

• Utbildningstid i allmänhet
• Resekostnader
• Utbildningslokaler
• Utbildningsmaterial

För att få en fullständig bild är det viktigt att inkludera de mindre uppenbara besparingarna, som att frigöra mer tid för arbete eftersom utbildningstiderna oftast kan sänkas och passa in i arbetsflödet, ökad bibehållande av personal samt högre produktivitet och försäljning.

Sammanfattningsvis, för att kunna beräkna er ROI och se effekterna av era utbildningsinsatser, måste ni mäta och följa upp över tid. Detsamma gäller för att förbättra er utbildning och se till att den är effektiv.