Preboarding udfylder det ”kommunikationshul”, som ofte opstår i ventetiden inden den første arbejdsdag.
Meget kan ske, fra den dag hvor en ny medarbejder accepterer jobbet, og indtil de starter. Med preboarding kan virksomheden byde nye medarbejdere velkommen, og introducere dem til virksomheden, teamet og kulturen i ventetiden.
Den nye medarbejder får et solidt fundament med indsigt i virksomheden såvel som arbejdsgangen, og virksomheden forbliver top-of-mind hos medarbejderen, som også får tid til at føle sig tryg i forhold til det nye job. De fleste i HR (rekruttering) har prøvet, at en ny medarbejder springer fra i sidste øjeblik pga. usikkerhed, og de derfor har accepteret et andet tilbud, eller bliver i deres nuværende job.
Læs også: Hvad er onboarding? Alt du skal vide om onboarding af nye medarbejdere
Den første tid
Cirka 1/3 af de nye medarbejdere beslutter sig i deres første uge, om de vil blive i virksomheden eller forlade den. Derfor er det vigtigt at få nye til at føle sig velkomne og give dem klarhed om, hvad de kan forvente. Desuden er det også en mulighed for virksomheden, for at få nye medarbejdere til at præstere hurtigere. Der er altså flere fordele og muligheder forbundet med at starte opstartsprocessen tidligt med preboarding fx:
- at sikre en god opstart
- at rekrutteringen ikke fejler
- at styrke kommunikationen før førstedagen
- at nye medarbejdere føler sig godt tilpas i deres nye rolle
- at minimere den tid det tager, før nyansatte bliver produktive.
- .. og alt dette kan du forbedre med digital preboarding
Tips til Preboarding
Man kan involvere nye medarbejdere før deres første dag ved fx at invitere dem på en intern kommunikationskanal såsom Slack, så de kan få indsigt i sproget og kulturen – samt selv tage del i kommunikationen. Desuden kan man digitalisere preboarding processen – ved at give den nyansatte adgang til virksomhedens LMS, derigennem kan de få adgang til opstartsmateriale, gennemgå et oplæringsforløb og fx se en film om afdelingerne eller lignende. Endvidere kan man fjerne den første usikkerhed, ved at give nyansatte en plan for deres første dag eller første uge, så de ved, hvad de går i møde.
En anden mulighed er en mentor, som tager kontakt til den nye, og evt. fortæller om den første dag/uge, så får den nye også et holdepunkt og en person, som han/hun er tryg ved. Send evt. visitkort, arbejdstøj og lignende til den nye medarbejder inden første dag, så kan medarbejderen hurtigere forbinde sig selv med virksomheden. Det giver også et indtryk af, at virksomheden er klar til den nye medarbejder, og der er brug for dem.
Glem alt om “one size fits all”
Drop den formelle tone og de store armbevægelser. Brug en venlig og mere uformel tone i preboarding materialet og kommunikationen med den nye medarbejder, og giv et ”menneskeligt” indtryk af virksomheden. Man kan også gå skridtet videre og invitere den nye medarbejder på et uformelt besøg, hvor vedkommende har mulighed for at hilse på hele teamet, evt. spise frokost med dem, således bliver den første dag mindre nervepirrende.
Og glem alt om ”one size fits all”! Standardiseret og upersonlig preboarding dræber stemningen. Brug målrettet indhold og sørg for, der er plads til, at den nye kan kommentere og stille spørgsmål undervejs. Endvidere kan man målrette indholdet ved fx at fortælle om det team, medarbejderen skal indgå i og det daglige arbejde i den enkelte afdeling.
Med simple tiltag og værktøjer, som videoer, får nye medarbejdere et sneak peek ind i deres kommende hverdag, og virksomheden kan gennem processen få dem til at føle sig som en del af teamet og virksomheden, allerede før deres første arbejdsdag.